結婚式の招待状に必要な住所集めの方法は？便利なツールも紹介 大阪・梅田の結婚式場 アイネス ヴィラノッツェ大阪【公式】

結婚式の招待状を書く際は、招待したいゲストの住所を集める必要があります。
結婚式の準備を進めながらたくさんの住所を集めるのは大きな負担になるでしょう。
そこで活用したいのが住所集めに活用できるツールを使用することです。
また、各種ポイントを押さえて、効率的に住所を集めましょう。
この記事では、結婚式の招待状に必要な住所集めの方法や便利なツールについて紹介します。

住所集めの方法

従来では、年賀状に記載されている住所を参考に招待状を送っていました。
しかし、昨今では年賀状ではなく、メールやチャットツールでの簡単な挨拶で済ますケースが増えているため、交流がある人の住所を知らないことがほとんどです。

住所集めは、メールやチャットツール、SNSなどで行いましょう。
メールはほとんど使っていない人もいるため、その人と連絡を取れる方法で住所を確認します。
SNSで集める場合は、フォロワー、友だちなどになっている人へ一斉送信するのも1つの方法です。

また、グループやサークルなどの機能を使って、ゲストに招待したい人にだけ住所を送るようにお願いするのもよいでしょう。

集めた住所の管理方法

集めた住所は、ExcelやEvernoteなど夫婦間で共有できるツールに保存するとよいでしょう。
一覧で表示できるため、招待状への記載・管理が楽になります。
これらのツールは信頼性が比較的高く、セキュリティ性にも優れています。

招待状を送る前に参列希望かどうか確認を取る

上司や近しい友人、同僚などへ招待状を送る前に、結婚式に参列してくれるかどうか口頭や電話、メールで確認を取りましょう。
あるとき急に招待状が送られてくることは、近しい間柄やお世話になっている人に関しては失礼に値します。

結婚式の住所集めの効率的な方法

結婚式の住所集めは、電話やメールなどでコツコツと行うよりも、各種ツールやサービスを活用した方がよいでしょう。
住所集めは結婚式の準備の中でも最初に行うことであり、他にもたくさんの準備が必要です。
なるべく時間をかけないためにも、ここで紹介する住所集めの方法を参考にしてみてください。

Googleフォームで一斉に取得する

アンケートフォームの「Googleフォーム」を使うと、短期間で多くの住所を集めることができます。
GoogleフォームのURLをメールやLINEなどで送り、URLにアクセスして回答します。
アンケート内容の作成に多少の手間がかかるものの、直感的な操作で簡単に質問項目や回答形式を設定できるため、1人ずつ住所を尋ねるよりも効率的です。

また、回答はWeb上のページにセキュリティロックがかかったうえで表示されます。

Web招待状を使う

Web招待状は、Web上で作成した招待状をメールやLINEで送る方法です。
URLをクリックすると参加の可否を回答するフォームへと飛び、質問項目に応じて回答します。
参加の可否、名前、住所など必要な項目を自由に設定できます。

結婚式の招待状の住所集めを始めるタイミング

住所集めは招待状作成の準備の一環です。そのため、始めるタイミングが遅いと後のスケジュールに支障をきたす恐れがあります。
招待状は結婚式の3ヶ月前程度に送ることが一般的です。
そのため、結婚式の4ヶ月ほど前から住所を集め始めるとよいでしょう。

返信期限を設けてスケジュールの後ろ倒しを防ぐ

招待状を送ってから出欠の連絡が来るまでのタイムラグを考慮すると、住所のお尋ねの回答期限もシビアに設定するべきでしょう。
回答期限が短すぎると失礼になるため、1週間程度を回答期限としてください。

ただし、忙しい人、スケジュールが不確定になりがちな人が多い場合は、1ヶ月を期限とするなど、臨機応変に変えましょう。

招待状を手作りする場合は並行して準備を進める

招待状を業者に頼んだりWeb招待状を使ったりする場合は、それほど急ぐ必要はありません。
しかし、手作りの場合はそれ相応の時間がかかるため、住所集めと並行して行うことが大切です。

他にはないオリジナルのデザインにしたい、なるべく費用を節約したい場合は、招待状を手作りしましょう。
ただし、慣れていないと手作り感が強すぎたり、文字が読みづらくなったりする恐れがあります。
このようなリスクも踏まえて、招待状を手作りするかどうかを決めましょう。

結婚式場に招待状の作成や送付を依頼すれば、結婚式の準備の負担を大きく軽減できます。
費用対効果も考慮して、自身にとって最適な方法を選んでくださいね。

まとめ

結婚式の招待状に必要な住所集めは、GoogleフォームやWeb招待状で効率的に行いましょう。
住所集めは招待状作成の準備の1つであり、そこから招待状を作成して送付するという作業が残っています。
Web招待状を使えば、住所集めは不要で、その場で参加の可否を確認できます。
今回、解説した内容を参考に、効率的に住所を集めましょう。