WEB招待状とは？基礎知識から注意点まで詳しく解説

2022.10.21

結婚式・披露宴のゲストを招待する際は、紙の招待状を送ることが一般的でしたが、近年はWEB上で作成した招待状をメールやSNSで送信する「WEB招待状」の利用も一般化しつつあります。
この記事では、WEB招待状の基礎知識から注意点まで詳しく解説します。

WEB招待状とは

WEB招待状とは、WEB上で招待状を作成してSNSやメールで送信できるツールです。
ゲストは受信したメッセージに記載されたURLをクリック（タップ）して回答フォームにアクセスし、出欠を選択します。

招待状をポストに入れる必要もないため、ゲストに負担がかかりません。

WEB招待状を利用する際の注意点

WEB招待状には、紙の招待状とは異なる注意点があります。
次の注意点を守ったうえで利用しましょう。

有効期限を確認する

WEB招待状のURLのリンクには、有効期限があります。
有効期限を過ぎるとリンクにアクセスできなくなるため、その旨をゲストに伝えなければなりません。
小さく有効期限が記載されていることがほとんどですが、見落とすリスクを考えると、別メッセージで「有効期限がある旨」を伝えた方がよいでしょう。

URLのミスを確認する

自分でURLをメッセージにコピー＆ペーストする場合、URLの途中までしかコピーしておらず、ゲストがリンク先にアクセスできないトラブルが起きる可能性があります。
URLは、1文字でもミスがあるとアクセスできなくなるため、URLにミスがないか十分に確認したうえで送信しましょう。

必要事項の不備がないか確認する

WEB招待状の内容は、紙の招待状と同じで問題ありません。
次の項目に抜け漏れがないか確認しましょう。

結婚式・披露宴の日にち
場所
名前
返信期日
差出人の名前
ドレスコード
ご祝儀や会費に関する特記事項
駐車場に関する内容
遠方からの出席の場合における宿泊の有無

WEB招待状はテンプレートが用意されているため、項目をよく確認せずに使用してしまう場合があります。
テンプレートにはない必要事項に注意しましょう。
例えば、遠方からの出席における宿泊、交通費などに関する文言は、テンプレートに含まれていない可能性があります。

新郎新婦らしさを出す

WEB招待状をテンプレートどおりに作成すると、明らかにテンプレートを使用したことがゲストに伝わります。
大切なイベントへの招待状のため、新郎新婦らしいWEB招待状へとカスタマイズすることをおすすめします。

WEB招待状は新郎新婦らしさを出すことが大切ですが、あまり複雑なデザインだと見づらくなります。
また、細かなところまで注目されにくい傾向もあるため、シンプルなデザインを選びましょう。

返信期日を適切に設定する

返信期日が短すぎると、スケジュールの管理が難しい人達が返信に悩んでしまいます。
返信期日はなるべく長く取りましょう。
ただし、長すぎると返信を後回しにすることで、そのまま忘れられる恐れがあります。
そのため、短すぎず長すぎない返信期日に設定することが大切です。

WEB招待状について説明のメールを送る

URLには不用意にアクセスしない方がいいことが知られているため、WEB招待状を知らない人はURLをクリックしない可能性があります。
WEB招待状についての説明のメールを送ることで、URLを開いてくれない事態を防げます。

リマインドする

返信がないゲストに対して、返信するようにリマインドしましょう。

【例文】
「先日ご案内させていただいた結婚式・披露宴へのご招待について、回答は○月○日までにお願いいたします。
ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。不明点がございましたら、お気軽にご連絡ください。」

このように、相手を気づかう一言を入れることもポイントです。

必要に応じて紙の招待状も利用する

高齢のゲストを招く場合は、メールの使い方やURLのクリック、フォームへの入力・送信などがわからない可能性を踏まえ、紙の招待状を送るとよいでしょう。
ただし、紙とWEBの両方を管理することになるため、招待数の計算忘れに注意が必要です。

適切なタイミングで送る

深夜や早朝などにWEB招待状を送ることはマナー違反のため、日中や夕方～夜にかけて送りましょう。
一般的な仕事の休憩時間である12～13時に送ると開封率が上がるかもしれません。
また、ゆっくりと内容を読む時間がある土日や金曜日の夜などに送るのもおすすめです。

まとめ

WEB招待状は、WEB上で作成した招待状をSNSやメールで送信するだけのため、招待状作りの時間を大幅に削減できます。
ただし、WEBやメールの扱いに慣れていなかったり、読まれなかったりするリスクがあるため、事前に対策しておきましょう。
ゲストへの気づかいを忘れないようにしつつ、WEB招待状をうまく活用してみてください。

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